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機能を知って自社に適した文書管理ソフトを導入しよう!

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文書管理ソフトにも色々な機能のものがあるため、自社に適したものを導入すると良いでしょう。また、どういった機能がおすすめなのか利用者の意見を参考にして導入を検討してみると良いです。

みんなの声

ワークフロー機能が付いているソフトがおすすめです[40代/男性]

文書の作成はワープロで行っているものの、稟議などを挙げるための書類は印刷をして承認を得るスタイルを取っていました。必要な人から承認印を得られているかの確認ができるため便利ですが、忙しい人のところで稟議書が止まるケースが多く問題解消の対策が必要でした。何かいい方法はないかとネットで調べていると、ワークフロー機能が付いている文書管理ソフトがあることがわかりました。通常のように文書の管理ができるだけでなく、文書をコンピュータ上で承認者に回せるようになっていました。この仕組みがあれば印刷をする必要なく、システム上で稟議書を回せます。忙しい人に対してもアラームなどが催促をしてくれるので、稟議書が止まる問題も減りました。

ファイルの自動取り込み機能があるととても便利ですよ[20代/男性]

通常の業務で作成した文書は、まず自分のパソコン内やサーバ内などに保管します。それほど重要でない文書もあれば作成途中の文書もあるからです。社内で共有すべき重要な文書になったとき、文書管理ソフトに登録をします。これまではパソコンの保存データから管理ソフトへのデータ移行を手動で行う必要がありました。忘れていると大量に管理すべき文書がたまることがあり、他の人が使えない問題がありました。便利な文書管理ソフトがないか口コミ情報をチェックしていると、自動取り込み機能があるソフトのことがわかりました。特定のフォルダーに入れている文書を自動的に取り込んでくれる機能で、こちらに入れておけばわざわざ移動させなくても済みます。